Prenons le cas d’une ESN (anciennement SSII). Le CRA est la feuille de temps qui permet de savoir combien de temps un consultant a passé sur une mission ou chez un client. C’est le document essentiel à la facturation. Sans lui, point de facture. Il est donc essentiel au bon fonctionnement de l’ESN et garantit la transparence entre l’ESN et son client.
Comment cela se passe t-il actuellement ? Quel est le workflow ?
Tous les 1er du mois, dans les ESN, c’est la course au CRA. Les commerciaux doivent récupérer les CRA remplis par les consultants afin de pouvoir facturer leurs clients. Dans un monde parfait, le CRA est rempli au jour le jour par le consultant. En réalité, ce n’est jamais le cas et donc le commercial contacte chaque consultant un par un afin d’avoir les bons chiffres à mettre dans le CRA.
Une fois cela fait, il édite et envoi cette feuille (pdf) à son consultant par mail. Le consultant doit trouver une imprimante fonctionnelle dans son service pour imprimer cette feuille et la signer. Une fois cela fait, il part à la recherche d’un responsable afin de lui faire contresigner cette feuille. Le consultant doit maintenant trouver un scanner pour renvoyer cette feuille à son commercial. Trouver un scanner est encore plus dur que de trouver une imprimante. Je passe la phase d’installation du logiciel du scanner.
Maintenant que le CRA est entre les mains du commercial, il l’imprime pour la signer lui aussi, puis la scanne et l’envoi à la comptabilité. La facture peut enfin être éditée et envoyée au client. Ce périple peut prendre plusieurs jours. Pendant ce temps, pas de facturation et plus ce workflow est long, plus tard l’ESN sera payé.
Comment Woleet sign peut aider à raccourcir ces délais ?
Nous allons proposer un nouveau workflow à l’aide de l’outil SaaS de signature électronique Woleet Sign
Reprenons à partir du moment où le commercial édite le CRA. Une fois le CRA au format PDF, le commercial se connecte à Woleet Sign et crée une demande de signature.
Dans cette demande il va ajouter les signataires grâce à leur adresse mail et suivant cet ordre de signature : consultant@esn.com, responsable@client.com, businessdev@esn.com. Il mettra la comptabilité en observateur.
A partir de là, le consultant va envoyer le CRA en parallèle par mail aux signataires et à la comptabilité afin que tout le monde ait le même document. Le consultant va recevoir un mail l’invitant à signer, une fois fait, le responsable recevra lui aussi un mail pour l’inviter à signer le CRA, puis ce sera au tour du commercial.
L’observateur recevra une notification à chaque fois qu’un signataire aura signé le document.
Une fois que tout le monde à signé le CRA, la comptabilité en est informée automatiquement et peut facturer immédiatement. Ce processus est réalisé dans la journée.
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